Rest Business Logo
Компания Rest & Business - организация и проведение праздинков, корпоративных вечеринок, юбилеев, конференций и семинаров. Аренда проекторов и иной аппаратуры.

ООО "Рест энд Бизнес Компани"

Адрес
680000, г. Хабаровск ул. Дикопольцева, 48 оф.6

Телефон
/4212/611  203

E-mail
rest_business@mail.ru

Сегодняшней статьей мы начинаем довольно длинную серию под названием "Special events как конструктор". Ее задача - представить специальное мероприятие как единый комплекс действий, от которых и зависит конечный результат. Каждый новый материал будет рассказывать об очередной части этого комплекса, еще одной детали сложного механизма. Сама же серия, как нам кажется, будет крайне полезна, в первую очередь, тем, кто только знакомится со special events, пытается понять их механику. С другой стороны, и все остальные смогут почерпнуть что-то интересное. Сегодня на повестке дня - планирование - этап очень важный и, пожалуй, сравнительно сложный.

Важность планирования очевидна: без него работа наверняка превратится в хаос, а что получится в финале - неизвестно. Иными словами, эта стадия при прочих равных может считаться главным ключом к успеху. Кроме того, еще один очень важный момент - своевременность планирования. Многие event-эксперты советуют начинать его минимум за три месяца до старта мероприятия, а во многих случаях и за год, когда речь идет о чем-то масштабном. Для наглядности можно представить всю работу по проекту как несколько человек, которые начинают движение из разных точек и идут разными дорогами, но в конце должны придти в одно место. Чтобы так и случилось, необходимо верно проложить им маршруты.

Выбирая стратегию

Основа любого плана - это стратегия проекта, которая впоследствии определяет все необходимые действия со стороны нашей компании. То есть, в стратегии мы прописываем задачи special event, его тематику и направленность, взаимосвязь с общей маркетинговой концепцией компании. И только затем приступаем непосредственно к планированию. Думаю, нет смысла говорить, что каждую деталь следует проверять дважды.
Разумеется, во время планирования всплывает множество вещей, которые определяются индивидуально от случая к случаю, но я все же отмечу ряд общих моментов, на которые стоит обращать внимание:
• специальное мероприятие должно быть достаточно важным, чтобы оправдать вложенные время и средства;
• нужно очень четко представлять, какие цели преследует компания - проект должен им соответствовать;
• советую уже на стадии планирования озаботиться вопросами персонала, который будет обслуживать special event;
• также на стадии планирования необходимо грамотно выделить целевую аудиторию, на которую мероприятие рассчитано;
• кроме того, имеет смысл уже в самом начале наметить пути для дальнейшей оценки проекта и его результатов;
• всегда бывает полезно провести консультацию либо с профессионалами, либо с дружественными компаниями, которые обладают опытом в проведении special events.
Планирование специального мероприятия - это, на самом деле, не только составление графика технических и всех прочих работ. Сюда я бы отнес еще и разработку единой концепции special event, о которой мы поговорим в следующей статье, и создание первичного промо-документа, в котором в общих чертах описываются намеченные каналы продвижения и способы взаимодействия с ними.

Промо-документ

Еще раз повторю: промо-документ, который прилагается к плану мероприятия, это не детальный график всех действий, направленных на продвижение проекта, а лишь общее их описание для дополнения уже существующей картины. Форма тут допустима любая, но рекомендуется построить документ так, чтобы в нем присутствовали ответы на следующие вопросы:
• что именно мы собираемся делать: информировать, обучать или развлекать;
• хотим мы повысить интерес к проекту у аудитории или напрямую поднять его посещаемость (это разные вещи);
• необходимо ли нам получить базовую поддержку мероприятия у какой-то отдельно взятой группы, и если да, то каким образом мы собираемся это сделать;
• какие коммуникационные особенности нашей аудитории мы можем использовать (специализированные издания, веб-ресуры и т.д.).
Теперь немного о каналах продвижения. По идее, еще на стадии планирования нам следует составить список всех доступных средств, которые логично вытекают из промо-документа. Однако, как правило, такие списки есть практически в каждой компании, которая имеет более-менее серьезную политику продвижения. Единственное, что стоит учесть в таком случае, актуальность сведений: лично мне не раз приходилось встречаться с ситуациями, когда для организации special events использовались списки медиа-каналов годичной и более давности.

Проверочный список

В этой главе мы переходим уже к детальному планированию работы по проекту. Проверочный список - это самый главный документ для тех, кто будет контролировать процесс. Если вернуться к примеру из вступления, то можно назвать проверочный список картой маршрутов, с которой, в любом случае, придется сверяться не раз и не два на протяжении всего пути.
Некоего единственного верного решения я тут, увы, подсказать не смогу, ибо слишком многое зависит от сути мероприятия, его формата и условий проведения, но все же дам примерный и усредненный список, который покажет хотя бы направление:
• график проведения, включая организационные milestones (ключевые даты);
• расположение гостей и посетителей;
• рабочие места для регулярного и дополнительного персонала;
• детальный список персонала, который будет работать на мероприятии;
• план продвижения;
• раздаточный материал;
• репетиционное время примерно за день до специального мероприятия;
• инфраструктура мероприятия;
• ведение аудитории после мероприятия;
• анализ и оценка проекта по результату.
Понятно, что в списке я привел лишь самые общие и подходящие практически для каждого мероприятия пункты, иными словами, скелет проверочного списка. Почти о каждой из перечисленных позиций мы расскажем в следующих статьях серии. Сейчас же хотелось бы добавить пару слов о технической стороне планирования.
Конечно, в современном мире никто уже давным-давно не пользуется сточенным карандашом и мятой салфеткой для важных записей, кроме писателей. У нас же есть технологические достижения, коими мы и успешно пользуемся. Первое, что приходит на ум в связи с планированием и современными инструментами, это Microsoft Word и Microsoft Excel - верные товарищи любого офисного работника. Однако я бы посоветовал обратить внимание на специализированные менеджерские пакеты: Microsoft Project и Open Workbench - ибо они содержат множество специализированных функций, которых нет в обычных программах.

Оценка плана

Не стоит думать, что как только план будет закончен, мы сразу же побежим претворять его в жизнь. Нет, прежде всего, он должен быть тщательно оценен. Возможно, кому-то такой подход покажется чересчур перестраховочным или даже избыточным, но мировая практика рекомендует делать именно так. Планирование - вообще работа очень объемная, поэтому риск что-то пропустить или допустить серьезную ошибку слишком велик.
Имея на руках готовый документ со всей дополнительной информацией, нам следует проверить его на предмет наличия некоторых важных проблем:
• соответствует ли запланированное мероприятие поставленным в стратегии целям и задачам; если нет, то обязательно найти причину;
• определить слабые места, которые могут дать сбой и затем внести соответствующую корректировку;
• проверить, не пропущены ли какие-то важные пункты в проверочном списке и графике проекта;
• насколько высок уровень запланированного мероприятия и соответствует ли он нашей аудитории;
• предусмотрена ли обратная связь; если нет, то внести изменения в план;
• очень внимательно изучить предполагаемый график работ и в уязвимых местах добавить несколько запасный дней на случай форс-мажора; то же самое и для бюджета.
Итак, я рассказал о первом элементе специальных мероприятий как конструктора - стадии планирования. Не буду повторяться, говоря в очередной раз, что она во многом предопределяет будущий успех/провал, но напомню о необходимости консультации, как минимум, с подрядчиками. Порой люди, отвечающие за проект, не утруждают себя подобного рода деятельностью, а в итоге оказывается, что аппаратура не может быть предоставлена в срок.

Статья с портала EventMarket.ru